Periodisering skal utførast av følgjande grunnar:

- Periodisering gjer attfinning og gjenbruk av arkivmaterialet enklare. 

- Periodisering skapar plass. Ordning og bortsettjing av arkivmaterialet i den gamle arkivperioden er ein del av periodiseringsoppgåvene. Dermed vert det frigjort plass i det aktive arkivet.

Sentralarkivet i Stranda kommune følgjer kommuneperioden på 4 år. Det vil seie at alt arkiv innanfor gjeldande kommuneperiode er aktivt, mens arkiv fra tidligere kommuneperioder er passivt arkivmateriale, altså avslutta saker. Når ein ny kommuneperiode starter, startar ein med et nytt aktivt arkiv. Dette er eit såkalla skarpt periodeskille.

Det skal i tillegg alltid utførast periodisering ved desse høva: 

• det vert teke i bruk eit nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)  
• ved store omorganiseringar (Jf. Arkivforskriften § 17 – Overføring av arkiv mellom organ)
• ein går får papirbasert arkiv til elektronisk arkiv

Overgang til eit anna system eller leverandør, eller til ein ny generasjon av Noark-standarden, krev ikkje periodisering, men det kan vere praktisk å gjere større endringar og lage eit skilje ved slike høve.

Skarpt eller mjukt periodeskilje

Skarpt skilje:

Når det er bestemt at det er nødvendig å begynne på ein ny periode i arkivet, må det vurderast kva slags periodeskilje som skal gjerast. Det er to alternativ, skarpt og mjukt skille.

Ved skarpt skilje blir alle saker avslutta ein bestemt dato, og det blir oppretta nye saker i ny arkivdel.

Dersom ei sak ikkje er avslutta, skal det lagast koplingar eller tilvisingar til ny sak. Inngåande brev som det ikkje er gitt svar på, kan overførast til ny periode i eit papirarkiv.

Fordelen er at det er enkelt å finne fram for ettertida. Ulempa er at saker blir splitta. Det medfører ein del ekstraarbeid for saksbehandlarar som må orientere seg i to arkivperiodar for å finne fram.  

Ved bruk av papirjournal må det gjerast skarpt skilje. 

Mjukt skilje:

Dette vert òg kalla skilje ved hjelp av overlappingsperiodar. Ein ny periode blir starta ein gitt dato, mens den gamle arkivdelen har status ”overlapping” i ein periode på normalt 1-2 år.

Når overlappingsperioden er avslutta, er det berre dei sakene som ikkje har fått nye journalpostar som blir liggjande i den gamle perioden. Denne blir avslutta og blir ein historisk base. Ei sak som stadig får nye journalpostar, kan gjennomleve mange periodeskilje.

Fordelen er at saksbehandlarane ikkje får ulemper, men det kan bli vanskeleg for ettertida å finne fram i arkivet fordi ei sak ikkje ligg i den perioden den blei starta, men der den blei avslutta.

Ved overgang til elektronisk arkiv kan aktive saker ferdigbehandlast  i papirarkivet dersom det gjeld saker som har kort behandlingstid.

Ved aktive saker som trekkjer ut i tid, skal det setjast skarpt skilje.

For meir utfyllande informasjon, trykk på link nedanfor:

Link til Arkivverket - Periodisering

Link til arkivforskrifta § 13 Periodisering