Stranda kommune kommune bruker Acos Websak som sak-/arkivsystem, og alle dokument i systemet som settast i J (journalført), blir automatisk konvertert til arkivformat PDF-A.

§ 3-4.Oppbevaring og sikring 

Det skal utarbeidast rutiner for organet som beskriv korleis arkivdokumenta vert oppbevart og sikra, herunder: 

A)   kva for lagringsmedium og arkivformat som brukast

Malane i Acos Websak for dei ulike dokumenttypane bestemmer når dei ulike formata brukast. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF-A

2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A format

3. E-posten som kjem inn blir konvertert til DOCX-format i samband med importen. Vert konvertert til PDF-A som arkivformat

B)   Kva for saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og kva må eventuelt i medhald av formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunnar skal arkiveres/oppbevarast på papir i tillegg

Acos Websak er fullelektronisk og alle dokument vert skanna/importert, lagra og sidan makulert. Unntak kan f.eks vere originale avtaler med signatur (som i tillegg er skannet inn).

Alle saks-/arkivdokumenter skal scannes inn i og oppbevarast i sak-/arkivsystemet.

C)   ansvarsforhold og rutinar for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder

 -       tidspunkt for konvertering

Dokument som ikkje er sett i status J, har ikkje rett arkivformat. Desse vert konvertert til arkivformat/PDF-A når dei blir journalført (sett i J). Sosi-filer vert omgjort til PDF-A ved journalføring av saken.

Servicekontoret journalførar fortløpande, og kvar dag dokument som ligger i systemet under kurva Til journalføring på arbeidsbordet. Desse vert då automatisk konvertert til PDF-A. 

D) DESTRUKSJON AV PAPIRVERSJONEN ETTER SKANNING I DEN LØPANDE ARKIVDANNINGA

Krav til skanning før destruksjon

Når arkivdokument på papir blir skanna i tråd med krava i riksarkivaren si forskrift § 5-15, og dei arkiverast elektronisk som ledd i den løpande arkivdanninga, kan papirversjonen av dokumentet destruerast. Arkivskapar har ansvar for å vurdere kva for evt konsekvensar destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheiter og plikter for organet sjølv eller for andre, samt å sjå til at behov for bevaring av originalmediet vert ivareteke. Destruksjon må ikkje skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om handskriven signatur eller andre juridiske hensyn, krev at papirversjonen bevarast. Det er ikkje adgang til å destruere originaldokument som kjem inn under destruksjonsforbudet i riksarkivaren si forskrift § 8-7.