Riksarkivarens forskirft 3-6. Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen
(1) Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.
Viser til § 3-4, punkt C som sier noe om våre rutiner for makulering.
(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.
Viser til riksarkivaren si forskrift § 3-2, punkt D som sei noko om våre rutiner for kontroll av innkomne dokument.
Etter ein sikkerhetsperiode på 6 månadar kan dei skanna papirdokumenta makulerast, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om handskriven signatur eller andre juridiske hensyn krev at papirversjonen bevarast, jfr. Riksarkivaren sine bestemmelser kap. 8, §§ 8-6 og 8-7. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagrast dokumenta fortløpende i permar med påført dato, og sett i låsbart skap. Dokumenta makulerast etter gjeldande regler.
Rutiner for kontroll av innskanna papirdokument
Skanning og import:
Arkivtjenesten/servicekontoret skanna dokument dagleg inn i sak-/arkivssystemet.
Før innskanning stemplast dokumenta med dagens dato, sak for det aktuelle dokument leitast opp i sak-/arkivsystemet eller ny sak opprettast. Saksnummer påførast så dokumentet.
Dokumenta skannes først inn i pixedit/Adobe Acrobat der det kvalitetsikrast at dokumentene er lesbare, at alle sider er med, at kart/tegninger osv. er i god kvalitet m.m.
Konvertering til PDF.A:
Inngående dokument vert kontrollert av arkivet før det settast i J - (Journalført). Dokumentet vert deretter konvertert til pdf.A.
Utgående dokument settes automatisk i R (under arbeid) og må derfor settes i J etter kontroll for at det skal bli pdf.A
Notat settes automatisk i R (Reservert) og må settes i J for konvertering til pdf.A
